Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Res Nullius e.V.
Eppendorfer Weg 261a
20251 Hamburg
vertreten durch den Vorstand (Alexander Eiben, Jana Broszinski, Niklas Weitendorf)
E-Mail: info@resnullius.de

Für Fragen zum Datenschutz, Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschanfragen wende dich an obenstehende E-Mail-Adresse.

Zweck des Portals

Dieses Portal ist ein internes Mitgliederverzeichnis- und Organisationswerkzeug für Mitglieder von Res Nullius e.V.: Mitgliederverzeichnis, Kalender/Events, Schichtplanung, Schwarzes Brett und Vereins-News. Es ist nicht öffentlich zugänglich, sondern erfordert ein Mitgliedskonto.

Welche Daten wir verarbeiten

Pflichtangaben bei Registrierung (zur Kontoführung):

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Passwort (bei uns nur als Hashwert gespeichert, nicht im Klartext)

Optionale Angaben, die du selbst in deinem Profil hinterlegen kannst (jeweils mit eigener Einwilligung, siehe unten):

Profilfoto
Telefonnummer (auch für den WhatsApp-Kontaktlink genutzt)
Kurzprofil/Über-mich-Text
Interessen
Telegram- und Instagram-Nutzername
Geburtstag (mit separater Einstellung, ob der Jahrgang für andere sichtbar ist)
DJ-Angaben: Musikrichtungen, BPM-Bereich

Weitere Daten aus der Portalnutzung:

Von dir angelegte Events und Schwarzes-Brett-Inserate
Deine Schichtanmeldungen und Event-Teilnahmen
Deine Antworten auf Schicht-Umfragen (siehe unten)
Namen von Personen ohne Portal-Konto, die du als Event-Ersteller:in oder Admin in Schichten einträgst
Deine Eintragungen und Bewerbungen für Free Community Lane und Community Lane, inkl. der Namen deiner Begleitpersonen (siehe unten)
Verfasste News-Beiträge (nur durch den Vorstand/Admins)
Organisatorische Rolle im Verein (Ressort, Vorstandsfunktion), sofern vom Vorstand gepflegt

Rechtsgrundlagen

Name, E-Mail-Adresse und die Nutzung der Kernfunktionen (Events, Schichten) verarbeiten wir zur Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Alle optionalen Profilangaben (Foto, Telefonnummer, Bio, Interessen, Telegram/Instagram, Geburtstag) verarbeiten wir ausschließlich auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du gibst diese Einwilligung durch das Setzen des jeweiligen Kontrollkästchens in deinem Profil und kannst sie dort jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen - die betroffenen Daten werden dann sofort gelöscht, nicht nur ausgeblendet.

Wer die Daten sieht

Deinen Vor- und Nachnamen sehen alle angemeldeten Mitglieder, z.B. im Mitgliederverzeichnis, bei Event-Teilnahmen und in Schichtplänen. Von allen weiteren Angaben sehen andere Mitglieder nur die, für die eine Sichtbarkeits-Einwilligung erteilt wurde. Der Vorstand und Admin-Nutzer:innen sehen zusätzlich Angaben, die für die Vereinsorganisation notwendig sind (z.B. Ressort, Registrierungsstatus). Eine Weitergabe an Personen außerhalb des Vereins findet nicht statt – mit Ausnahme der Namensliste für Free Community Lane und Community Lane an den jeweiligen Veranstaltungsort (siehe nächster Abschnitt).

Free Community Lane und Community Lane

Für Events kannst du dich auf Free Community Lane oder Community Lane eintragen bzw. dafür bewerben und dabei Begleitpersonen angeben. Dafür verarbeiten wir deinen Namen, die Anzahl der Plätze sowie Vor- und Nachnamen deiner Begleitpersonen.

Zweck: Einlass beim jeweiligen Event.
Empfänger: Der Veranstaltungsort (z.B. das Einlasspersonal) erhält eine Liste, die ausschließlich Namen enthält – keine Kontaktdaten und keine Zuordnung zu Mitgliedern.
Rechtsgrundlage: Für deine eigenen Angaben die Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Namen deiner Begleitpersonen unser berechtigtes Interesse an einem geordneten Einlass (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit der Eintragung bestätigst du, dass deine Begleitpersonen damit einverstanden sind und du sie über diese Verarbeitung informierst.
Löschung: Alle Namen auf der Liste werden 14 Tage nach dem Event automatisch gelöscht. Danach bleibt nur gespeichert, wie viele Plätze du bekommen hast.

Admins sehen bei der Vergabe, wie viele Plätze ein Mitglied bei früheren Events bekommen hat, um Plätze fair zu verteilen. Es gibt dabei keine automatisierte Entscheidung oder Bewertung – die Vergabe entscheiden Admins. Auch diese Angabe gehört zu den Daten, über die du Auskunft verlangen kannst. Fehlen kurz vor der Namensfrist noch Namen, erinnern wir dich per Push-Benachrichtigung, sofern du Push auf einem Gerät aktiviert hast.

Schicht-Umfragen und externe Helfer:innen

Für manche Events fragen wir Schichtwünsche per Umfrage im Portal ab. Wir speichern deine Antworten zusammen mit deinem Namen, um die Schichten einzuteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Antworten sehen nur Admins. Nach der Veröffentlichung sehen alle angemeldeten Mitglieder auf der Eventseite, wer für welche Schicht eingeteilt ist. Über deine Einteilung informieren wir dich per E-Mail und/oder Push, je nach deinen Benachrichtigungs- Einstellungen. Die Antworten löschen wir 14 Tage nach dem Event; die Einteilung selbst bleibt wie jede Schichtanmeldung gespeichert.

Admins und wer ein Event angelegt hat, können auch Personen ohne Portal-Konto (z.B. Freund:innen von Mitgliedern) mit ihrem Namen in Schichten eintragen. Der Name ist dann für angemeldete Mitglieder im Schichtplan sichtbar und steht im Schichtplan-PDF. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Schichtplanung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wer eine Person einträgt, informiert sie darüber. Die Namen löschen wir 14 Tage nach dem Event; danach steht dort nur noch „Externe Person“.

Hosting

Das Portal wird bei Railway Corporation, San Francisco, USA, betrieben. Die für dieses Portal genutzten Server stehen in einem Rechenzentrum in der EU (Region EU West). Mit Railway besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag auf Grundlage der EU-Standardvertrags- klauseln.

Nutzungsstatistik

Damit der Vorstand sieht, ob und wie das Portal genutzt wird, erfassen wir zwei Dinge – ohne zusätzliche Cookies (wir nutzen nur das ohnehin nötige Login-Cookie, um zu erkennen, dass du angemeldet bist), ohne IP-Adressen und ohne Dienste Dritter:

Bei deinem Konto speichern wir nur den Tag deines letzten Besuchs (kein Zeitpunkt, keine besuchten Seiten). Jeder neue Besuch überschreibt den alten Wert. Daraus zählen wir, wie viele verschiedene Mitglieder an einem Tag bzw. in einem Monat das Portal genutzt haben.
Für Seitenaufrufe zählen wir nur, wie oft ein Bereich (z.B. Kalender, Galerie, Schwarzes Brett) pro Tag aufgerufen wurde – ohne zu speichern, von wem.

Admins sehen ausschließlich diese Gesamtzahlen, nie, wer wann im Portal war. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, das Portal für die Mitglieder sinnvoll weiterzuentwickeln (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Gesamtzahlen enthalten keine personenbezogenen Daten; der Tag deines letzten Besuchs wird mit deinen übrigen Daten gelöscht bzw. anonymisiert.

Technisch notwendige Cookies

Für den Login setzen wir ein technisch notwendiges Session-Cookie (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Es dient ausschließlich dazu, dich während deiner Sitzung angemeldet zu halten. Wir setzen keine Analyse- oder Marketing-Cookies und keine Tracking-Dienste Dritter ein (zur cookiefreien Nutzungsstatistik siehe oben).

Speicherdauer

Wir speichern deine Daten für die Dauer deiner Mitgliedschaft. Nach Austritt oder Ausschluss werden deine personenbezogenen Profildaten (Name, E-Mail-Adresse, Foto, Kontakt- und optionale Angaben) innerhalb von 60 Tagen anonymisiert. Von dir angelegte Events oder Schichtnachweise bleiben danach in anonymisierter Form bestehen, soweit sie für die Vereinsorganisation weiterhin benötigt werden (z.B. Nachweis, welche Schichten an welchem Termin besetzt waren) - sie sind dann keiner Person mehr zuordenbar.

Namen auf Free Community Lane und Community Lane, insbesondere die deiner Begleitpersonen, löschen wir unabhängig davon 14 Tage nach dem jeweiligen Event. Gleiches gilt für Antworten auf Schicht-Umfragen und Namen externer Personen in Schichten.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) - die meisten Angaben kannst du selbst in deinem Profil korrigieren
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wende dich dazu an info@resnullius.de. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z.B. beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.